Informacje dla beneficjentów

Poniżej prezentujemy kilka praktycznych informacji oraz wskazówek i sugestii dotyczących realizacji wyjazdu szkoleniowego kadry edukacji dorosłych w ramach programu Grundtvig.


Przed rozpoczęciem mobilności

Kwestie merytoryczne

  1. bądź w stałym kontakcie z organizatorem szkolenia:
  • niezwłocznie po otrzymaniu decyzji o przyznaniu dofinansowania poinformuj o tym organizatora szkolenia i potwierdź chęć udziału w wybranym przez Ciebie szkoleniu;
  • uzyskaj od organizatora pisemne potwierdzenie, że szkolenie odbędzie się w wyznaczonym terminie i że tymczasowa rezerwacja miejsca zachowuje ważność;
  • w przypadku szkoleń, dla których jest określone przez organizatorów "cancellation fee", uczestnik jest zobowiązany do uiszczenia opłaty w razie rezygnacji z udziału w szkoleniu po ustalonym przez organizatorów terminie;
  • upewnij się, że grupa uczestników szkolenia jest międzynarodowa (aby szkolenie miało wymiar europejski, muszą w nim uczestniczyć przedstawiciele co najmniej trzech różnych państw) - im bardziej międzynarodowy charakter grupy, tym większa szansa znalezienia partnerów do międzynarodowej współpracy oraz tym większe możliwości doskonalenia własnych umiejętności językowych, wymiany doświadczeń i wzmocnienia efektów mobilności;
  • zapoznaj się dokładnie z materiałami otrzymanymi od organizatora szkolenia, wypełnij zalecenia organizatora, tak aby w pełni móc uczestniczyć w szkoleniu;
  1. zadbaj o materiały promujące Twój region, organizację itp.
  2. bądź „ambasadorem” swojego kraju;
  3. zastanów się nad najmocniejszymi i najsłabszymi stronami prowadzonych przez Ciebie zajęć, możesz także przygotować listę pytań i wątpliwości - większość szkoleń stwarza szansę omówienia problemów, a także wymiany doświadczeń i spostrzeżeń z prowadzącymi oraz pozostałymi uczestnikami szkolenia;
  4. przedyskutuj z przełożonym kwestię przyszłej współpracy z inną organizacją edukacji dorosłych za granicą oraz możliwość realizacji wspólnego projektu;
  5. zapoznaj się z treścią umowy zawieranej z Narodową Agencją, sprawdzając okres, w którym koszty dofinansowania są uprawnione i można dokonywać płatności;
  6. rozważ możliwość skorzystania z dokumentów Europass (www.europass.frse.org.pl);
  7. jeśli zostało Ci przyznane dofinansowanie na pokrycie kosztów związanych z przygotowaniem pedagogicznym, językowym i kulturowym, pamiętaj, że działania przygotowawcze należy zrealizować przed wyjazdem na szkolenie, zgodnie z planem przedstawionym we wniosku,  i że koszty należy ponieść w okresie ich kwalifikowalności.

Kwestie techniczne

Osoby, którym zostało przyznane dofinansowanie informowane są o potrzebie zalogowania się na stronie http://online.frse.org.pl w bazie "FRSE-System dokumentów OnLine", następnie wypełniają ankietę z danymi potrzebnymi do przygotowania umowy finansowej (zgodnie z zaleceniami instrukcji). Na podstawie przesłanych danych Narodowa Agencja przygotowuje umowę finansową i udostępnia ją do pobrania w wersji elektronicznej. Po odesłaniu wydrukowanej umowy i podpisaniu  przez obie strony - beneficjenta i Narodową Agencję, następuje przelew środków finansowych (80% przyznanej kwoty dofinansowania) na konto beneficjenta w terminie do 45 dni od dnia podpisania umowy przez obie strony.

  1. sprawdź najdogodniejsze połączenia do miejsca szkolenia(wybieraj sprawdzonych przewoźników, lotniska/dworce dobrze skomunikowane, dogodne godziny podróży);

Maksymalna kwota dofinansowania, jaką można uzyskać w Narodowej Agencji w ramach kosztów podróży, wynosi od 350 do 500 euro, co w większości przypadków daje pełną swobodę wybrania dogodnych połączeń w każdy zakątek Europy, gdzie odbywają się szkolenia. NA zaleca sprawdzić, czy niska cena połączeń lotniczych nie wynika z jednego z niniejszych powodów:

  • lotniska docelowe są oddalone o wiele kilometrów od miast docelowych - może to wydłużać czas i koszt dotarcia z lotniska do miejsca szkolenia,
  • samoloty latają tylko w określone dni tygodnia lub tylko w godzinach wieczornych, nocnych i wczesno-porannych,
  • trzeba dokonać zakupu biletu na wiele tygodni przed terminem wylotu.

Narodowa Agencja nie zaleca zakupu biletu przed zawarciem umowy finansowej.

UWAGA!

Beneficjenci zobowiązani są do wyjazdu na szkolenie najwcześniej na jeden dzień przed pierwszym dniem roboczym* szkolenia i powrotu najpóźniej jeden dzień po ostatnim dniu roboczym* szkolenia. Podróż musi więc odbywać się w okresie działania określonym w artykule 2.3 umowy finansowej.

 *dzień roboczy to pełny dzień zajęć merytorycznych.

  1. korzystaj z uprawnionych i najkorzystniejszych środków transportu - przypominamy, że koszt taksówki nie jest kosztem uprawnionym;
  2. sprawdź, czy organizator zapewnia wszystkie materiały szkoleniowe/biurowe w odpowiedniej ilości, a także sprzęt, taki jak komputer, rzutnik multimedialny itp. (jeżeli będzie potrzebny do pracy);
  3. miej przy sobie dane organizatora szkolenia, adres miejsca zakwaterowania oraz kontakt do najbliższej polskiej placówki dyplomatycznej;
  4. zapoznaj się z krajem szkolenia - jego historią, kulturą, warunkami atmosferycznymi itp.;
  5. wybierz odpowiednią opcję zakwaterowania, najlepiej dobraną do Twoich potrzeb, oczekiwań, upodobań i możliwości finansowych (u rodziny, w campusie, hotelu...) – sprawdź, jakie opcje oferuje organizator i porównaj je z cenami tego typu usług w miejscach innych niż proponowane przez organizatora;
  6. pomyśl o ubezpieczeniu podróży i pobytu (w ramach środków dofinansowania przeznaczonych na utrzymanie);
  7. zaopatrz się w Europejską Kartę Ubezpieczenia Zdrowotnego (wydawaną przez Narodowy Fundusz Zdrowia); rozważ kupno dodatkowego ubezpieczenia na czas podróży i pobytu, którego koszt pokrywany jest ze środków przeznaczonych na utrzymanie;
  8. zachowaj rachunki potwierdzające poniesione koszty podróży, koszty opłaty za kurs (jeżeli dotyczy) oraz koszty przygotowania pedagogicznego, językowego i kulturowego (jeżeli dotyczy) - jest to podstawa do rozliczenia dofinansowania w ramach tych kategorii kosztów;
  9. wybierz korzystny rodzaj rachunku - konto walutowe (EUR) lub złotówkowe (PLN), pamiętając o różnicach kursowych (dofinansowanie przyznawane jest w EUR);
  10. przy wyborze rachunku weź pod uwagę m.in. walutę kraju, do którego wyjeżdżasz oraz w której dokonywane będą płatności, a także opłaty i prowizje bankowe;
  11. jeżeli decydujesz się na rachunek walutowy (EUR), sprawdź propozycje kilku banków i wybierz opcję dla siebie najkorzystniejszą;
  12. w przypadku zaistnienia wszelkich nieprzewidzianych zmian (np. przełożenie terminu szkolenia przez organizatora, brak dogodnych połączeń w uprawnionym okresie działania, zmiana danych kontaktowych), niezwłocznie poinformuj NA i spytaj o dalszy sposób postępowania – niektóre zmiany będą wiązały się z potrzebą zawarcia aneksu do umowy.

W trakcie mobilności

  1. podziel się własnym doświadczeniem, pomysłami, dobrą praktyką, materiałami;
  2. znajdź wśród uczestników szkolenia partnerów do realizacji wspólnego projektu;
  3. przedyskutuj możliwość realizacji wspólnego projektu;
  4. korzystaj z zajęć dodatkowych - warsztatów, konferencji, wycieczek fakultatywnych (pamiętając jednak, że ewentualne opłaty za udział w nich należy pokrywać ze środków przyznanych na pokrycie kosztów utrzymania);
  5. korzystaj ze spotkań pozaformalnych;
  6. sprawdź dane na otrzymanym certyfikacie (imię, nazwisko, tytuł i daty szkolenia, dane organizatora, opłata za szkolenie) - tytuł szkolenia widniejący na certyfikacie musi być zgodny z tym, na jaki zostało udzielone dofinansowanie (i jaki został zapisany w umowie finansowej);
  7. sprawdź dane na rachunku wystawionym przez organizatora i zadbaj o to, aby opłata za szkolenie była wydzielona od opłaty za zakwaterowanie (jeżeli korzystałeś z zakwaterowania zapewnionego przez organizatora szkolenia);
  8. zachowaj rachunek potwierdzający poniesienie opłaty za szkolenie i kosztów związanych ze specjalnymi potrzebami (jeżeli zostały przyznane) - jest to podstawą do rozliczenia dofinansowania w ramach tych kategorii kosztów;
  9. pamiętaj, że nie musisz dokumentować kosztów poniesionych na utrzymanie.

Po zakończeniu mobilności

  1. podtrzymuj kontakty z organizatorem szkolenia i pozostałymi jego uczestnikami - wielu organizatorów tworzy specjalne platformy internetowe, które służą wymianie materiałów, doświadczeń, efektów itp.;
  2. propaguj ideę i założenia programu Grundtvig;
  3. podziel się materiałami i wiedzą ze szkolenia ze swoimi współpracownikami, zachęć ich do rozważenia możliwości podobnego wyjazdu;
  4. upowszechniaj rezultaty ze szkolenia nie tylko w środowisku lokalnym;
  5. wykorzystaj w praktyce wiedzę i umiejętności zdobyte na szkoleniu!
  6. złóż w określonym w umowie finansowej terminie (do 30 dni od powrotu ze szkolenia) raport końcowy z wyjazdu; raport końcowy, podobnie jak wniosek o dofinansowanie, należy złożyć on-line oraz w wersji papierowej.

Każdy raport końcowy podlega ocenie formalnej, jakościowej i finansowej. To od zawartości merytorycznej raportu zależy jego ocena - od „niedostatecznej” po „bardzo dobrą”. Raporty (wraz z ocenami) są monitorowane zarówno przez Narodową Agencję Programu „Uczenie się przez całe życie”, jak i przez Komisję Europejską. Podczas wypełniania raportu końcowego należy mieć na uwadze, że ocenie podlegają wszystkie informacje zawarte w raporcie: opis zrealizowanych działań i ich efektów, wpływ mobilności na wzrost kompetencji beneficjenta czy funkcjonowanie jego instytucji macierzystej. Zapisy w raporcie końcowym dotyczące zrealizowanych działań są porównywane z opisem planów przedstawionym we wniosku o dofinansowanie. W razie niezgodności lub niejasności NA ma prawo prosić o dodatkowe pisemne wyjaśnienia i/lub uzupełnienie raportu. Należy zadbać także o staranne wypełnienie części finansowej raportu, która stanowi podstawę do obliczenia kwoty płatności końcowej lub wezwania do zwrotu niewykorzystanych lub nieprawidłowo wykorzystanych środków. Część raportów jest losowana do szczegółowej kontroli finansowej (tzw. kontrola Desk check). Narodowa Agencja informuje wylosowanych beneficjentów o konieczności przesłania oryginałów wymaganych dokumentów (artykuł  4.2 umowy finansowej).

Narodowa Agencja dokonując oceny raportów końcowych typuje tzw. przykłady „dobrej praktyki”. Beneficjenci, których raporty zostały wysoko ocenione za wykazany wpływ szkolenia na rozwój zawodowy i osobisty, jak również na dorosłych słuchaczy i organizację macierzystą beneficjenta, proszeni są o przygotowanie specjalnych sprawozdań ze zrealizowanych działań. Opisy wyjazdów publikowane są na naszej stronie internetowej.

Switch style