Ostatnia zmiana 31 maja 2010, pytania dodawane są na początku listy.
1. Czy w ramach projektu można sfinansować wolontariuszowi czas wolny, np. kino, wyjście do muzeum etc. oraz dojazd do miejsca pracy, np. bilety autobusowe? Oczywiście. Podróże lokalne są wymienione w ramach kosztów utrzymania wolontariuszy przyjeżdżających a bilety na imprezy kulturalne najlepiej potraktować jako koszty związane z organizowaniem (przez organizację przyjmującą) pobytu wolontariuszy przyjeżdżających
2. Czy organizacje, które zamierzają razem realizować wolontariat seniorów, składają dwa odrębne wnioski o dofinansowanie w swoich krajach, czy też wspólny wniosek składany jest do jednej Narodowej Agencji w kraju jednego z partnerów? Każda uczestnicząca organizacja składa własny wniosek o dofinansowanie do Narodowej Agencji w swoim kraju, ale wcześniej partnerzy ustalają wspólną treść wniosku; formularz wniosku pobiera się ze strony internetowej Narodowej Agencji
3. Czy możliwe jest uzyskanie dofinansowania w ramach akcji przez organizację pośredniczącą w organizacji wolontariatu, lecz nie zajmującą się na co dzień wolontariatem ani tematyką związaną z edukacją osób starszych? Niestety nie. Założeniem wolontariatu seniorów jest nawiązanie rzeczywistej długotrwałej współpracy pomiędzy partnerskimi organizacjami działającymi w obszarze wolontariatu seniorów. Dlatego też, organizacja ubiegająca się o dofinansowanie musi na co dzień zajmować się tematyką związaną z wolontariatem i/lub edukacją osób starszych.
4. Jakie organizacje mają w tym roku większe szanse na uzyskanie dofinansowania? Są to organizację prowadzące działalność o charakterze pożytku publicznego, która dotyczy jednocześnie ogólnej edukacji osób dorosłych w rozumieniu programu Grundtvig – zgodnie z priorytetem wyznaczonym przez Narodową Agencję na 2010 rok.
5. Dlaczego wyjazd każdego z wolontariuszy trwa od 3 do 8 tygodni ? Doświadczenia w obszarze wolontariatu pokazały, że pobyt krótszy niż 3 tygodnie nie pozwoli wolontariuszowi zaaklimatyzować się i aktywnie uczestniczyć w projekcie.
Pobyty dłuższe niż 8 tygodni są uprawnione, ale dofinansowanie nie może obejmować pobytu ponad ten okres, tak aby umożliwić jak największej liczbie wolontariuszy doświadczenia udziału w działaniach wolontariackich.
Prosimy jednak zauważyć, że informacje zwrotne uzyskane od wolontariuszy wskazują, że większość z nich nie wyraża chęci pobytu dłuższego niż 8 tygodni poza domem, a średni preferowany pobyt za granicą wynosi ok. 1 miesiąca.
6. Jakie inne działania obejmuje projekt oprócz wymiany wolontariuszy? Na projekt składają się wszystkie działania związane z organizacją wolontariatu oraz przygotowaniem wolontariuszy pod względem osobistym, kulturowym i językowym. Należy również włączyć wolontariuszy, gdzie jest to tylko możliwe, w działania związane z realizacją projektu.
Ponadto oczekuje się, że organizacje biorące udział w projekcie zawiążą trwała współpracę i będą wymieniać się doświadczeniami i materiałami dot. ich działalności w zakresie wolontariatu oraz ogólnej edukacji osób 50+.
7. Czy liczba wysyłanych wolontariuszy musi być taka sama dla obu partnerów? Nie jest to wymóg formalny. Liczba ta może być różna, zależnie od potrzeb i możliwości partnerów.
8. Czego oczekuje się od organizacji przyjmującej wolontariuszy z zagranicy w związku z zapewnieniem korzyści edukacyjnych dla wolontariuszy? Organizacja przyjmująca wolontariuszy z zagranicy powinna się upewnić że:
-działania wolontariackie są w zgodzie z oczekiwaniami oraz możliwościami wolontariuszy,
-istnieje odpowiednia opieka mentorska w zakresie wsparcia osobistego, językowego oraz podczas pracy wolontariuszy,
-zaplanowane jest odpowiednie rozpoznanie zdobywanego doświadczenia,
-wszyscy pracownicy oraz beneficjenci organizacji goszczącej wiedzą kim są wolontariusze i jaka jest ich rola w organizacji,
-wolontariusze zostaną odpowiednio przeszkoleni, jeśli będzie taka potrzeba.
-zaplanowane jest odpowiednie rozpoznanie zdobywanego doświadczenia,
-wszyscy pracownicy oraz beneficjenci organizacji goszczącej wiedzą kim są wolontariusze i jaka jest ich rola w organizacji,
-wolontariusze zostaną odpowiednio przeszkoleni, jeśli będzie taka potrzeba.
9. Czy wolontariusze muszą być zidentyfikowani na etapie składania wniosku? Nie ma takiej potrzeby, wystarczy określić ich liczbę.
10. Co się dzieje w przypadku, gdy mniej wolontariuszy niż planowano, i na których otrzymano dofinansowanie będzie mogło wyjechać? Zarówno organizacja wysyłająca, jak i przyjmująca wolontariuszy będzie musiała zwrócić niewykorzystaną część grantu, który został przyznany na wolontariusza, który w rezultacie nie wyjechał do organizacji partnerskiej.
11. Jakie są skutki wcześniejszego, niż planowany, powrotu wolontariusza z zagranicy? Nie będzie to miało wpływu na organizację wysyłającą wolontariuszy, natomiast organizacją goszcząca wolontariusza będzie musiała zwrócić niewykorzystaną część grantu przyznanego na danego wolontariusza.
12. W jakim języku należy wypełnić formularz wniosku? Formularz wniosku należy wypełnić w języku roboczym projektu, który musi być jednym z języków krajów Unii Europejskiej. Niektóre Narodowe Agencje mogą wymagać dodatkowych tłumaczeń.
13. Czy wolontariusze mogą mieć dni wolne podczas świadczenia wolontariatu za granicą? Musi być to ustalone wspólnie pomiędzy partnerami I wolontariuszami, biorąc pod uwagę potrzeby organizacji goszczącej i wolontariuszy.
14. Jaka jest rola wolontariuszy na etapie aplikowania? Jeśli wolontariusze są już zidentyfikowani na etapie składania wniosku (co nie jest wymogiem), powinni oni być zaangażowani w określenie ich potrzeb i oczekiwań, działalności wolontariackiej, korzyści edukacyjnych, a także w przygotowania do okresu wolontariatu i w działania będące jego następstwem. Wolontariusze powinni także być włączenie w określenie znaczenia wolontariatu dla partnerstwa i uczestniczących organizacji. Należy także włączyć wolontariuszy w konsultacje na temat takich kwestii jak zakwaterowanie, transport, ubezpieczenie, sprawy językowe.
Na etapie raportowania końcowego wolontariusze zostaną poproszeni o wypełnienie części informacji wymaganych w raporcie końcowym.
15. Wolontariusz musi mieć skończone 50 lat w momencie składania wniosku czy w momencie wyjazdu za granicę do organizacji partnerskiej? Wolontariusz musi mieć skończone 50 lat w momencie wyjazdu za granicę w celu świadczenia wolontariatu.
16. Dlaczego dofinansowanie na utrzymanie wolontariuszy przyznawane jest organizacji goszczącej, a nie wysyłającej wolontariuszy? Trzeba zapewnić, że wyjeżdżający wolontariusze nie będą wykorzystywani lub pozostawienie sami sobie – organizacja goszcząca nie powinna mieć możliwości osiągnięcia korzyści finansowych z tego tytułu.
Doświadczenie pokazuje, że organizacje pracujące z wolontariuszami często są w stanie zepewnić utrzymanie lub wyżywienie w ramach swoich własnych struktur lub poprzez nieformalne kontakty z innymi lokalnymi organizacjami. Łatwiej jest zorganizować pobyt wolontariuszy, gdy dofinansowanie przyznane jest organizacji przyjmującej, szczególnie pod względem praktycznym.
Wzajemny charakter wymiany ma zadanie zapewnić uczciwe wykorzystanie grantu i nie dopuścić do wykorzystywania wolontariuszy.
17. Dofinansowanie na podróż wolontariuszy przyznawane jest w oparciu o koszty rzeczywiste. Co się dzieje w przypadku, gdy w rozliczeniu końcowym widnieje inna kwota niż przyznana na etapie podpisywania umowy finansowej? W przypadku, gdy kwota w wyniku rozliczenia końcowego jest mniejsza od
kwoty przyznanej, to druga rata dofinansowania (20%), która jest
wypłacana po zaakceptowaniu raportu końcowego, zostanie pomniejszona o
niewykorzystaną kwotę przyznaną na podróż wolontariuszy. Natomiast, w
przypadku gdy wydano więcej na podróż niż wynosi przyznane
dofinansowanie w ramach tej kategorii, to nie zostanie przyznane
dodatkowe dofinansowanie ponad kwotę, która widnieje w umowie
finansowej.
