Jak złożyć wniosek - krok po kroku

Termin składania wniosków: 28 marca 2013

UWAGA: Prosimy zapoznać się z dokumentem "Wymagana dokumentacja i sposób składania wniosków"

Kolejne etapy procesu wnioskowania i selekcji:

  1. Sprawdzenie czy jest się osobą uprawnioną do korzystania z akcji Asystentury Grundtviga.
  2. Wybór konkretnej organizacji goszczącej i zaplanowanie programu wizyty.

Nie istnieje centralna baza instytucji zagranicznych gotowych gościć asystentów Grundtviga. Jednakże polska Narodowa Agencja publikuje na swej stronie internetowej oferty od organizacji w innych państwach europejskich chcących gościć asystentów. Zainteresowane osoby mogą również szukać instytucji na własną rękę. Aby ułatwić Państwu ten proces można wypełnić formularz zgłoszeniowy dla poszukujących organizacji goszczącej i przesłać go do polskiej Narodowej Agencji, która z kolei roześle go do Narodowych Agencji w innych państwach.

  1. Uzyskanie listu potwierdzającego z organizacji goszczącej (Letter of Acceptance).

List musi stanowić potwierdzenie danych zawartych we wniosku o dofinansowanie, m.in. danych osobowych wnioskodawcy, miejsca i czasu trwania Asystentury, jej celów ogólnych i programu. List musi zawierać także nazwę i adres oraz informacje o profilu działalności organizacji goszczącej Asystenta. Oryginał listu intencyjnego, podpisany przez prawnego reprezentanta organizacji goszczącej, należy przesłać wraz z wnioskiem o dofinansowanie wyjazdu na Asystenturę. Wnioski bez załączonego listu będą odrzucane jako nieuprawnione (modelowy list intencyjny).

  1. Wypełnienie formularza wniosku.

Jest to dokument stanowiący podstawę określenia wysokości dofinansowania. Należy dokładnie zaplanować wydatki związane z udziałem w asystenturze w oparciu o obowiązujące wytyczne, gdyż po zaakceptowaniu wniosku przez Narodową Agencję, żadne zmiany nie będą już możliwe. Nie są też możliwe transfery pomiędzy poszczególnymi pozycjami budżetu.

  1. Złożenie do Narodowej Agencji pełnej dokumentacji wniosku. Informujemy, że w ramach wymaganej dokumentacji Narodowa Agencja akceptuje wydruki KRS ze strony Ministerstwa Sprawiedliwości oraz wydruki dot. prowadzonej działalności gospodarczej ze strony CEIDG.
  2. Rejestracja wniosku przez Narodową Agencję i nadanie mu numeru rejestracyjnego - informacja przesyłana jest drogą mailową na adres podany we wniosku, około miesiąca po terminie składania wniosków.
  3. Ocena formalna – podlegają jej wszystkie wnioski złożone do danej Narodowej Agencji. Wnioski nie spełniające kryteriów formalnych są odrzucane i nie są poddawane ocenie jakościowej.
  4. Ocena jakościowa – dokonywana w oparciu o kartę oceny jakościowej przygotowaną przez Komisję Europejską, wspólną dla wszystkich krajów uczestniczących w Programie.
  5. Decyzje selekcyjne – podejmowane są przez Zarząd FRSE na podstawie rekomendacji Komitetu Ewaluacyjnego, które z kolei są dokonywane w oparciu o analizę wniosków i opinie Narodowej Agencji. Decyzje podejmowane są ok. 8 tygodni po terminie składania wniosków. Zgodnie z procedurą Komisji Europejskiej ostateczna data podjęcia decyzji selekcyjnych dla akcji Asystentury Grundtviga w selekcji roku 2013 to 31 marca 2014. Procedura odwoławcza znajduje się na stronie głównej programu "Uczenie się przez całe życie".
  6. Informacja pisemna o wynikach selekcji - publikowana na stronie Narodowej Agencji oraz przesyłana listem poleconym na adres prywatny wnioskodawcy (podany we wniosku). Powiadomienia przesyłane są maksymalnie 2 tygodnie po podjęciu decyzji selekcyjnych.
  7. W przypadku odrzucenia wniosku wnioskodawca jest zobowiązany do poinformowania o tym fakcie organizacji goszczącej i do odwołania Asystentury.
  8. W przypadku akceptacji wniosku wnioskodawca jest zobowiązany potwierdzić swój udział w Asystenturze u organizacji goszczącej.
  9. Osoby, którym zostało przyznane dofinansowanie informowane są o potrzebie zalogowania się na stronie http://online.frse.org.pl w bazie "FRSE-System Dokumentów OnLine", gdzie wypełniają ankietę z danymi potrzebnymi do przygotowania umowy finansowej (zgodnie z zaleceniami instrukcji).  Na podstawie przesłanych danych Narodowa Agencja przygotowuje umowę finansową i udostępnia ją do pobrania w wersji elektronicznej. Umowa musi być podpisana w terminie 3 miesięcy od daty listy informującego o pozytywnym wyniku selekcji wniosku. Po odesłaniu wydrukowanej umowy i podpisaniu jej przez obie strony - beneficjenta i Narodową Agencję - następuje przelew środków finansowych (80% przyznanej kwoty dofinansowania) na konto beneficjenta w terminie do 30 dni od dnia podpisania umowy przez obie strony.
  10. Po powrocie z Asystentury należy rozliczyć się z wykorzystania przyznanego dofinansowania zgodnie z zasadami określonymi w umowie. Raport końcowy należy wypełnić elektronicznie, a następnie podpisaną wersję przesłać pocztą do Narodowej Agencji. Raport końcowy należy przesłać w ciągu 30 dni od daty końcowej dofinansowanego działania. Narodowa Agencja będzie mieć 60 dni na zatwierdzenie bądź odrzucenie raportu, poinformowanie beneficjenta o ostatecznej kwocie dofinansowania uznanej w rozliczeniu i wystawienie polecenia płatności końcowej lub wezwania beneficjenta do zwrotu kwoty należnej Narodowej Agencji.

UWAGA! Należy przechowywać dokumentację finansową i merytoryczną przez okres określony w umowie.

Narodowa Agencja dokonując oceny raportów końcowych typuje tzw. przykłady „dobrej praktyki”. Beneficjenci, których raporty zostały wysoko ocenione za wykazany wpływ szkolenia na rozwój zawodowy i osobisty, jak również na dorosłych słuchaczy i organizację macierzystą beneficjenta, proszeni są o przygotowanie specjalnych sprawozdań ze zrealizowanych działań. Opisy wyjazdów publikowane są na naszej stronie internetowej.

Switch style